資訊教育白皮書報導：「促進校務行政ｅ化環境」

因為深切瞭解縣民具有資訊科技應用知能與完善的數位化學習環境是進步城市的條件，因此，桃園縣政府將ICT教育列為當前教育發展之重點。無論是在建構資訊環境、提升教師ICT素養或是提升學生資訊能力各方面，都投注了相當大的經費、人力，長期持續在軟硬體的建設上。近期更是透過「桃園縣ICT教育白皮書」的擬定，希冀能使桃園縣ICT教育的發展在既有之基礎上有前瞻的遠景與作法。

「整合行政E化與社會資源」是達成本縣ICT教育目標的推動策略之一，本文就從這其中一項「中小學的校務行政E化」做深入的報導與探究。

筆者抽樣調查各縣市各級學校的校務計畫，發現促進校務行政E化環境是大部分學校校務發展的主軸，究竟學校組織為何需要資訊化與資訊管理呢？其原因不外乎五大項：

一、    教育事務複雜化

二、    資訊產品價格低廉化

三、    操作方式簡單化

四、    校務行政績效化

五、    教育資訊全球化

這些環境或條件促使學校組織資訊化、管理數位化。學校組織如果能以增加行政效率為目標，積極地利用網路來進行各種行政業務，並設法將原先繁雜的公文往返加以數位化和簡單化，則能輕而易舉達成校務行政E化的目標。

值得一提的是，校務行政E化同時能落實校園少「紙」化，達成以下目標：

一、學生資料建置資訊化，減少不必要書面紙張與表冊。
二、各處室能應用電腦處理行政業務，共同資料存取共用，減少紙張浪費。
三、全面回收廢棄紙張再利用，並落實文件雙面列印。
四、營造永續校園環境。

促進校務行政E化必須是有規劃，按部就班的進行才能達成預期目標，進行的方式、施行的原則為：

一、組織E化推行委員會，並擬定實施計畫

   本委員會通常由校長擔任召集人，並聘任數位委員共同協助行政E化之進行。安排執事若干人，可由任務編組教師擔任，負責協助規畫與推動校務行政電腦化工作；幹事若干人，可由各處室科組指派對電腦及業務較熟悉者擔任之，負責該處室科組業務電腦化分析工作與協調任務。

本委員會主要的任務為：

（一）訂定校務行政電腦化整體目標與政策。

  （二）決定資源分配與校務行政電腦化規畫範圍。

  （三）審核校務行政電腦化長期計畫。

  （四）督導校務行政電腦化工作之進行。

  （五）協調解決校務行政電腦化推動進行中業務單位間的爭執。

  （六）查核業已完成之校務行政電腦化工作。

  （七）督導校務行政電腦化軟硬體之採購。

二、整體規劃、分期實施

1、長期目標：就長期目標而言，資訊互通、資源共享是學校組織資訊管理系統努力的方向，因此必須善用資訊庫與網路系統，對資訊作最有效的儲存與應用，以全面提升整體教育行政之品質與效率為目標。

2、 短期目標：就短程目標而言，先選擇特別需求的處室業務進行數位化，然後再逐漸推展開來，要注意的是，在開發應用軟體時，必須考慮到日後連線的相容性與相通性。

3、尋求合作伙伴

與民間科技公司或大專院校合作，解決技術瓶頸，提升服務品質，以收事半功倍之效。

三、逐步、逐項建立管理資訊系統

   「管理資訊系統」亦即以電腦為工具，運用系統的方法，於最短的時間內經濟有效的提供學校內各階層管理人員作日常計畫、執行、管制等各項管理。

   這些系統包括：人事、薪資管理；文書、會計管理；財產、設備管理；教學、課程管理；學籍、輔導管理；訓育、健康管理；圖書資料管理等等。

四、校務資訊整合項目

      這些整合項目包含有：

1.  校務資訊查詢

2.  教職員工資訊查詢

3.  其他資訊查詢

4.  師生資訊整合—師生互動園地

五、具體的作法

1.全面推動學校執行行政資訊化系統，廢除過去建置學生資料所浪費的簿冊、紙張。
2.於學校本位課程規劃永續校園課程規劃。
3.利用各項學校集會，宣導資源再利用觀念，建立師生永續校園環境。
4.辦理環境教育講座，提供親、師、生學習管道。

透過一系統行政規劃作為，即可使師生了解資源回收再利用的意義，再透過資訊化系統建置，不但節省了不必要的資源浪費，更間接提升了校務運作效能。

綜合言之，推動校務行政E化，是為了提高學校行政效率、節省人力與時間，同時能提升行政服務品質、提供正確資訊服務，進一步更能提高學校行政工作的有效性及工作成就感。而運用資訊也能有效減輕教師的負擔，連帶的提高教學品質。而這正是「促進校務行政E化環境」這項政策的最深層意義！